Producție · Producător de țevi
Rabaturile de volum se plăteau pe comenzi care n-au atins niciodată pragul.
Acest audit de marketing și marjă a identificat €118k în buget anual irosit într-o companie Producție — documentat, verificat senior și livrat în 7 zile.
Compania
Un producător de țevi de apă plătea distribuitorilor rabaturi de volum, calculate în fiecare perioadă de echipa financiară direct din comenzile de achiziție ale distribuitorilor. Rabaturile erau o parte normală, așteptată, a modelului de distribuție, iar pentru că calculul se făcuse mereu la fel, baza pe care aceste rabaturi erau provizionate și plătite nu fusese niciodată pusă serios sub semnul întrebării.
Ce a declanșat auditul
Cheltuiala cu rabaturile creștea mai repede decât volumul real al distribuitorilor — o nepotrivire care aproape întotdeauna înseamnă că baza de provizionare e greșită pe undeva. Auditul a reconciliat rabaturile plătite efectiv cu volumul livrat și încasat cu adevărat, prag cu prag, ca să găsească pe unde se pierdeau banii.
Ce a găsit auditul
Programul de rabaturi plătea în plus pentru că măsura ce nu trebuia. Provizioanele se calculau pe comenzile brute de achiziție, nu pe volumul livrat și plătit, așa că distribuitorii primeau rabaturi pe baza a ce comandau, nu a ce primeau efectiv și plăteau. În practică, comenzile erau revizuite constant, anulate parțial sau niciodată consumate integral, ceea ce însemna că mulți distribuitori încasau rabaturi pe praguri de volum pe care nu le atingeau — iar uneori pe volum care nici nu fusese livrat. Pentru că echipa financiară lucra pe PO-uri și nimeni nu reconcilia cu livrările, plata în plus se acumula discret în fiecare perioadă. Diferența dintre rabaturile plătite și cele câștigate cu adevărat ajungea la circa €118k pe an — cea mai mare pierdere din tot acest audit.
Ce am schimbat
Am rebazat provizionul de rabat pe volumul livrat și plătit, măsurat față de pragurile atinse efectiv, așa că distribuitorii sunt plătiți doar pentru volumul pe care chiar l-au luat și l-au plătit.
Am adăugat o regularizare trimestrială a rabaturilor, ca orice plată în plus să fie prinsă și corectată în perioada respectivă, nu să se adune discret pe tot anul.
Am construit o pistă de audit în procesul de rabaturi, legând fiecare plată de un volum livrat și încasat, verificabil, nu de comenzi de achiziție provizorii.
Am renegociat definițiile pragurilor ca să facă referire explicită la volumul livrat, închizând ambiguitatea care permisese de la bun început supra-plata.
Rezultatul
€118k pe an — cea mai mare pierdere din acest audit — recuperați plătind rabaturile doar pe volumul pe care distribuitorii chiar l-au atins. La un randament de 47×, remedierea s-a amortizat practic din prima săptămână. Pentru orice producător, baza de calcul conta: provizioanele se calculau pe comenzi brute (PO-uri), nu pe volum livrat și încasat, supracreditând cumpărători care nu atingeau niciodată pragul. Dacă rabaturile tale nu sunt reconciliate cu livrările, s-ar putea să plătești pentru volum care n-a fost livrat niciodată. Un audit cu preț fix le reconciliază în câteva zile și construiește pista de audit care le ține corecte.
De la kickoff la constatări semnate: 7 zile — în fereastra noastră fixă de 5–7 zile.